Administratieplicht: wat is het?

Elke ondernemer dient inzicht te hebben over de financiële positie die hun zaak heeft. Dat klinkt logisch; het is voor jezelf erg handig om een overzichtelijke inzage te kunnen hebben in onder andere je uitgaven en inkomsten, mede omdat het je kan helpen met bijvoorbeeld je belastingaangifte, of om te onderzoeken hoe je je winsten kan verbeteren. Echter, er is nóg een reden dat ondernemers hun administratie doen: op grond van de wet is het verplicht.

Hoe werkt deze wettelijke administratieplicht precies? En wie zijn hier allemaal tot verplicht? Mag je het door anderen laten uitvoeren? Op deze vragen gaan wij je de antwoorden geven in dit artikel.

Wat is administratieplicht?

Zoals de naam eigenlijk al verraadt, is administratieplicht de wettelijke verplichting om de administratie van je onderneming bij te houden. Onder administratie verstaan we alle gegevens die een onderneming kent en deze op papier, digitaal, of allebei vastlegt en bijhoudt. Enkele van deze gegevens zijn de kasadministratie, kassabonnen en financiële aantekeningen, zoals die in een in- en verkoopboek.

Dit kunnen ondernemers zelf doen, maar het is ook mogelijk om dit uit te besteden. Oftewel, ze laten het door een extern bedrijf doen. Administratiekantoren, boekhouders, accountants en bedrijven als www.compasnl.com/, die verschillende soorten diensten levert, kunnen dit voor ondernemers doen.

Wie moeten aan administratieplicht voldoen?

Elk individu die al dan niet zelfstandig een bedrijf of ander soort onderneming bezit, is ertoe verplicht hun administratie bij te houden. Enkele voorbeelden hiervan zijn een maatschap, VOF, of eenmanszaak. Ook het bestuur van een rechtspersoon of vereniging g kent deze plicht.

Wanneer je je administratie door een externe partij laat doen, dient dit óók in je administratie geregistreerd te staan. Wanneer je een ander toegang geeft tot je financiële inzichten, vereist dit vertrouwen en professie. Wanneer je dus salarisadministratie en accountantkantoren benadert voor jouw boekhouding, maak dan zeker dat je een goed gevoel hebt bij het bedrijf waarmee je dit aangaat.

Aan welke eisen moet je administratieplicht voldoen?

Voordat we afronden, behandelen we nog enkele aspecten die er nog bij komen kijken als je je administratieplicht uitvoert. We kennen drie verschillende vereisten. Dit zijn de volgende:

– Je dient je boekhouding te voorzien van een balans waarin de lasten en inkomsten worden opgesteld
– Je balans en administratie dienen voor minsten zeven jaar te worden bewaard
– Je administratie dient zodanig opgesteld te zijn dat, zoals het wettelijk beschreven staat, “te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.” Dit houdt op zijn eenvoudigst gezegd in dat de administratie altijd in te zien is. Hierbij maakt het niet uit hoé je de administratie bewaart. Dit mag zowel digitaal als fysiek, zoals in ordners. Beide mag natuurlijk ook.

Wat zijn de gevolgen wanneer je je niet aan je administratieplicht houdt?

Wanneer je je niet voldoet aan je administratieplicht, kan dat nare gevolgen hebben wanneer je in een faillissement komt. In dit geval zal jij als ondernemer, of jullie als bestuur, te boek staan als administratieplichtige die zijn of haar taak onbehoorlijk vervuld heeft.

Daarnaast zal er dan vermoed worden dat je faillissement veroorzaakt is door het niet voldoen aan je plicht. Kort gezegd zal jij dan degene zijn die op het faillissement aangesproken zal worden.